外国人スタッフとの連絡に使える 翻訳チャットアプリ

翻訳チャットアプリとは、メッセージを送った時点で相手の言語に自動翻訳して届けるチャットのことです。送る側は自分の母国語で書き、受け取る側は自分が設定した言語で読みます。誰かが翻訳ボタンを押す必要も、誰かが通訳役になる必要もありません。

一般のメッセージアプリにも翻訳機能はあります。違いは「翻訳が誰の仕事か」です。メッセージごとに受け取った人が翻訳を押す方式では、押し忘れた1通が読まれないまま流れます。Shavely はルームに入った全員の言語をルームが覚えていて、すべてのメッセージを在席している言語ぶん翻訳して配ります。

Shavely は29言語に対応し、ブラウザだけで動きます。招待リンクか QR コードを開けば、アプリを入れずにスマートフォンから参加できます。

ホテルの客室清掃、工場のライン、飲食店のキッチン、建設現場。外国人スタッフが働く現場の連絡は、ほとんどがその場で生まれる短いやり取りです。「305号室は先に」「この機械は止めて」「今日は2人休み」。事前に翻訳して配っておける内容ではありません。

ここで個人向けの翻訳アプリを使うと、指示を出す側がいちいち翻訳アプリを開いてコピーし、貼り付けて送る、という手順になります。急いでいる場面ほどこの手順は省かれ、結局は日本語のまま送られて、読める人だけが読む状態になります。

Shavely では、指示を出す人は日本語で打つだけです。ベトナム語のスタッフにはベトナム語で、ネパール語のスタッフにはネパール語で届きます。返事も同じで、スタッフは母国語で書き、指示を出した人は日本語で読みます。翻訳の手順そのものが無くなるので、急いでいても省かれません。

1つ目は、スタッフ本人のスマートフォンで、インストールなしに使えること。現場のスタッフに会社支給の端末は無く、アプリの導入とアカウント発行を全員分やる時間もありません。Shavely はブラウザで動くので、招待リンクを開くだけで参加できます。

2つ目は、その職場の言葉どおりに翻訳されること。「上がり」「ステイ」「チェックアウト清掃」のような現場の言い回しは、辞書どおりに訳すと通じません。Shavely には組織ごとのカスタム辞書があり、決めた用語は毎回同じ訳で届きます。

3つ目は、記録が残ること。外国人従業員のコミュニケーションツールとして長く使うなら、ここがいちばん効きます。口頭と身振りで伝えた指示は、後から「言った・聞いていない」になります。チャットの履歴はルームに残り、何を・どの言語で・いつ伝えたかを、読む人の言語で読み返せます。

多言語グループチャットの自動翻訳とは、1つのルームに複数の言語の参加者がいるとき、各メッセージをそのルームに在席するすべての言語へ自動で翻訳して配信する仕組みです。

例えば日本語・ベトナム語・英語の3人がいるルームで、日本語の1通を送ると、ベトナム語と英語の2通が同時に生成され、それぞれの参加者に届きます。参加者が4人目に中国語で加わると、その時点から中国語も生成されます。既存の参加者は何も変える必要がありません。

メッセージごとに翻訳を選ぶ方式との違いは、読む側に判断をさせないことです。翻訳が必要かどうかを本人が気づいて操作する方式は、忙しい流れの中では読み飛ばされます。届いた時点で自分の言語になっていれば、その判断は要りません。

止まるのはツールの機能ではなく、導入の手間です。インストール・アカウント発行・研修が要る方法は、10分後に始まるシフトの前では実行されません。

最短の手順はこうです。責任者が1つのチームぶんのルームを作り、引き継ぎのときに招待リンクか QR コードを見せる。スタッフは最初に開いたときに自分の言語を選ぶ。それだけです。招待リンクと QR コードは24時間有効なので、掲示板に貼りっぱなしのリンクは翌日には使えなくなります。

全社ではなく1チームから始めてください。1つのルームを1シフト回せば、翻訳が受け取る側に正しく読めているかは1日で分かります。それがいちばん確かな検証です。

Shavely の料金は人数単位ではなくルーム単位です。人の入れ替わりが多く、人数が固定しない現場に合わせています。

チケット1枚で1ルームを作れます。5名までのルームは1日 ¥100・1週間 ¥500・1ヶ月 ¥2,000。30名までのルームは1日 ¥200・1週間 ¥1,000・1ヶ月 ¥4,000。正式登録ユーザーには毎月1日に無料チケットが5枚配られるので、小さなチームなら無料のまま使えます。

ルームは1つずつ買うので、棟ごと・シフトごとにルームを分けて、使わなくなったルームの分は払わない、という運用が契約変更なしでできます。